Vous trouverez en pièce jointe au format LibreOffice le compte-rendu de la réunion informelle sur les Frais De Déplacement qui s'est tenu à la DISI le 18/04/2023.
et ci-dessous en version texte :
Compte-rendu de la réunion informelle sur les Frais De Déplacement
Solidaires Finances Publiques avait demandé à la Disi un point sur les Frais de Déplacements (FDD) suite aux nombreuses interrogations des agents, principalement des CID, sur la gestion des frais de déplacement. Cette réunion s'est tenue de façon informelle le 18 avril 2023.
Avant toute chose, les représentants du personnel Solidaires Finances Publiques préconisent toujours, et cela depuis la simplification qui a eu lieu il y a 2 ans (c'est à dire la possibilité de joindre une attestation sur l'honneur à la place des justificatifs) d'éviter de se servir de cette possibilité d'attestation sur l'honneur. En effet, avec ce système les justificatifs peuvent être demandés pendant un an lors d'un contrôle et cela oblige l'agent à gérer la garde de ses justificatifs ainsi que leur bonne conservation. Afin de ne pas perdre le bénéfice de vos remboursements de frais de déplacement, il vaut mieux joindre les justificatifs dès la demande.
Cela étant dit, ci-dessous un résumé des principales informations que nous avons eu lors de la réunion du 18 avril.
Tout déplacement en dehors des résidences administrative et familiale, assorti d'un ordre de mission, peut donner droit à un remboursement si les règles de remboursement sont respectées.
Pour rappel les conditions et modalités de prise en charge se trouvent ici : décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et arrêté ministériel du 1er novembre 2006 modifiés.
La règle est que les frais de déplacement pour les équipes CID sont validés par le chef de service, qui en atteste la véracité (véracité des horaires d'intervention, du lieu d'intervention, etc). Le service budget n'a pas a demandé ensuite à l'agent de justifier de cette sortie, dès lors que les frais de déplacements ont été visés par le chef de service. Les justificatifs de dépense sont impératifs (tickets de caisse, reçu restaurant, etc).
S'agissant des attestations sur l'honneur, un contrôle pourra être fait ; ce contrôle interne est normal et régulier sur FDD.
Cela avait été spécifié dès la présentation de cette simplification et il n'y a donc pas de changement de réglementation récente sur les attestations sur l'honneur.
Les principaux sujets qui posaient problème sont :
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les interventions CID dans les communes limitrophes et qui incluent la pause méridienne dans le déplacement :
s'agissant des interventions des CID, et afin d'assurer la continuité de leur mission, les remboursements de frais sur les communes limitrophes continueront à être remboursés au cas par cas. Le cas par cas consiste pour la Disi à l'éloignement entre le site d'intervention et le service de l'agent.
En effet, le Disi est conscient des embouteillages en région parisienne et comprend que, pour les communes limitrophes, revenir déjeuner dans sa résidence où il y a un restaurant administratif engendre une perte de temps et des kilomètres pour les voitures de service. Donc il demande aux chefs de service pour ce type de déplacement de valider les demandes de remboursement .
Suite à l'ensemble des alertes qui ont été faites à ce sujet, la Disi reconnaît donc qu'il est nécessaire de prendre en charge les frais de déplacement dans ce cas de figure, sinon les équipes CID devraient retourner le midi sur leur résidence administrative pour déjeuner et ne pourraient pas intervenir sur les sites plus d'une demi journée ; ce qui serait préjudiciable à leurs missions.
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les horaires de repas décalés (c'est-à-dire avant midi ou après 14h) lors d'interventions incluant la pause méridienne dans l'intervention :
s'agissant des interventions des CID, et afin d'assurer la continuité de leur mission, les remboursements de frais de repas à des horaires en dehors de la pause méridienne continueront à être remboursés au cas par cas. Le cas par cas est la justification des horaires d'intervention lors de la saisie dans FDD (il faut préciser clairement les horaires dans les commentaires FDD) ainsi que la validation du chef de service qui, par sa validation, atteste de la réalité de l'intervention pendant la pause méridienne.
La Disi reconnaît donc qu'il est nécessaire de prendre en charge les frais de déplacement dans ce cas de figure, qui doit rester exceptionnel (imprévu, rendez-vous interlocuteur extérieur pour travaux, etc), les agents CID qui resteraient suite à un imprévu ne peuvent pas se voir opposer un refus de prise en charge alors qu'ils pâtissent déjà du fait de décaler leur repas.
Cas particulier des CID sur Paris qui n'interviennent uniquement dans leur résidence administrative (Paris) et à qui il arrive de ne pas pouvoir déjeuner à la cantine lors d'interventions qui ont lieu pendant la pause méridienne.
La Disi reconnaît qu'on ne peut demander aux agents une intervention (exceptionnelle) qui ne leur permettrait pas de déjeuner dans une cantine mais qui ne serait pas prise en charge. La Disi va se renseigner sur sa marge de manœuvre concernant les remboursements et va revenir vers nous sur ce sujet afin d'avertir si dans ce cas-là une prise en charge est possible, malgré le fait que l'agent soit dans sa résidence administrative.
Si jamais les frais de repas ne pouvaient pas être pris en charge dans ce cas particulier, pour les représentants Solidaires Finances Publiques il faudra que les agents concernés soient vigilants à ne 'jamais' intervenir lors de la pause méridienne afin de ne pas être doublement pénalisés.
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l'envoi de l'ensemble des justificatifs de l'année précédente
Cette demande de la Disi est justifiée de par le contrôle interne qui est effectué sur les agents ayant utilisé l'attestation sur l'honneur.
Néanmoins ce contrôle a été particulièrement « tatillon » récemment à la Disi IDF. Des justifications hors normes avaient été demandées (planning d'équipe pour justifier d'une sortie par exemple, tickets de carte bancaire, etc). Ce que reconnaît la Disi et ne devrait plus avoir lieu.
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les déplacements avec véhicule personnel
Pour les CID et dans le cadre de leurs missions, une autorisation préalable à l'utilisation de son véhicule doit être faite en début d'année (à renouveler chaque année).
S'agissant des autres cas de déplacements avec le véhicule personnel, hors missions CID, par exemple pour se rendre à une formation ou un concours, la règle est : une autorisation d'utilisation du véhicule personnel et un ordre de mission préalable doivent être fait par l'agent. L'autorisation préalable permet d'établir la pertinence d'un remboursement de frais de déplacement avec le véhicule personnel.
Solidaires Finances Publiques a alerté sur la lourdeur de cette procédure (mail + saisie dans sirhius et attente d'une réponse du service budget) et sur le fait que le service budget ne répondait pas rapidement à cette demande d'autorisation préalable d'utilisation du véhicule, ce qui est préjudiciable pour les agents ayant besoin d'utiliser leur véhicule.
La Disi doit revenir vers nous avec une procédure plus claire.
La règle FDD spécifie que le remboursement se fait lorsque l'utilisation du véhicule est rendue nécessaire par l’absence de transport en commun, par du transport de matériel ou par un handicap physique mais aussi lorsqu’elle entraîne une économie ou un gain de temps.
Les interrogations et les discussions ont porté sur la notion de gain de temps.
Pour la Disi, ce gain de temps doit être significatif. Solidaires Finances Publiques demande de la clarté dans ce qui est considéré comme significatif, afin qu'il n'y ait pas de situations litigieuses. La Disi nous promet d'y répondre dans sa note à venir.
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les remboursements de frais qui n'ont plus lieu depuis février de cette année
La DISI n'était pas au courant de ces non remboursements.
Elle s'est engagée à ce que les remboursements interviennent toujours aussi rapidement, même en période de contrôle, ce qui implique toutefois un surcroît de travail au service budget, et promet une régularisation rapide.
Ce qui a été fait depuis, les demandes validées ayant été payées rapidement suite à cette réunion.
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les demandes d'OM Permanents pour SIL ou CID ne demandant pas de remboursement de frais
Par mesure de simplification, les services RH ont supprimé l’OM permanent des agents qui ont moins de 5 demandes de remboursement par an. Néanmoins, les Sil (comme les CID) sont amenés à intervenir très régulièrement en-dehors de leur site, et cela même sans générer de frais de déplacement.
Pour Solidaires Finances Publiques, l'OM permanent est dans ce cas-là justifié afin de couvrir l'agent en cas d'accident de service.
La Disi a admis cette règle pour les agents sortant de façon régulière et/ou impromptue. Pour les agents sortant très peu, un mail pour avertir du déplacement permettra à la Disi de couvrir l'agent lors de sa mission.
Les agents concernés peuvent nous faire remonter les difficultés qu'ils rencontreraient s'ils n'ont plus d'ordre demission permanent.
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La Disi a ensuite rappelé ces préconisations RH concernant les frais de déplacement :
- privilégier le scan des tickets
- surligner les achats avec la date du repas
- indiquer pour chaque frais les horaires de déplacements dans les commentaires lors de la saisie FDD
- les pièces dématérialisés devraient suffire en cas de contrôle (nous attendons la note du service RH afin de valider cette règle qui pour l'instant est orale et faite lors d'une réunion informelle).
- pour les tickets qui s’effacent, il vaux mieux les scanner de suite pour les communiquer.
- pour la fin du ticket de caisse, un client pourra toujours demander un ticket de caisse pour justifier de la dépense.
Un contrôle interne sur les justificatifs a eu lieu en début d'année 2023 sur les frais de déplacement des agents. En voici les principaux éléments :
cela a concerné 27 agents pour 1200 repas à justifier.
3 agents ont eu des difficultés pour justifier les frais de repas (principalement manque des justificatifs).
Par ailleurs, sur 2022, il y a eu à la Disi IDF 3222 repas remboursés et 41 ordres de mission (OM) annulés pour des raisons diverses (doublons, manque de justificatifs, etc).
Et pour finir, la Disi a promis une note RH rappelant les règles de remboursement et donnant des éclaircissements sur les points vus ci-dessus et sujets à interprétations (communes limitrophes, véhicule personnel et gain de temps, etc).
La DISI s’engage aussi à avoir plus d’échanges avec les CID SIL en se rendant plus souvent dans les services qui sont souvent excentrés des Esi.
Solidaires Finances Publiques demande à ce que la note qui doit sortir précise très clairement les situations de remboursement afin qu'il n'y puisse plus y avoir d'interprétations ou d’ambiguïtés.
