Depuis quelques mois maintenant nous entendons évoquer des termes tels que Flex-office, espace de co-working, tiers-lieu.
On nous parle rationalisation des espaces, nouvelle organisation des lieux de travail.
Si nous remontons un peu dans le temps, il paraît que cette idée a germé dans la tête des agent·es et qu’il·elles l’ont exprimée lors de la pseudo-consultation du Grand Remue Méninges.
Si on insiste un peu en demandant le nombre d’agent·es qui l’ont exprimée, l’impression est qu’il y en a un seul, celui qui est assis dans un grand bureau au 3ème étage du bâtiment Brassart.
Lors de la réunion de la Formation Spécialisée (instance née des cendres du CHSCT), la direction a insisté sur le fait que ces nouvelles organisations prendraient du temps et qu’il ne fallait pas s’inquiéter outre mesure. Par contre, l’installation des nouveaux services tiendra compte de ces nouvelles normes où, pour calculer la surface utile, on retient toutes les surfaces y compris les toilettes et les espaces de circulation...essayez de rédiger une pièce de procédure assis·e sur les toilettes, ça ne va pas être simple, sans parler de la concentration quand un collègue frappe depuis une heure à la porte !
Le Service Départemental des Impôts Fonciers (SDIF) s’installe sur Arras avec 3 antennes : Boulogne, Lens et St Omer.
A Arras, une société d’architecture d’intérieur a été dépêchée sur place pour définir les espaces pour son installation.
La Direction nous a assuré qu’il y aurait en premier lieu une réflexion sur les espaces, deux propositions ont été faites. Pour permettre à l’architecte de mieux comprendre les besoins pour l’exercice des missions, les agent·es seront consulté·es par questionnaire aménagé suite à discussion avec la direction. A l’issue de cette réflexion, l’architecte donnera son avis et la Direction prendra une décision éclairée.
La phase deux, envoi du questionnaire, a été enclenchée.
Et là, oh surprise ! le questionnaire est la copie conforme de ceux établis pour définir un espace de travail selon le mode du flex-office.
Quelques conseils pris sur un site dédié :
Comment mettre en place le flex-office ?
Afin que la transition se fasse en douceur, il est impératif de préparer le passage au flex office. Avant de sauter le pas, cinq étapes clés :
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Evaluer le taux d'occupation des bureaux, afin de déterminer correctement la superficie du futur flex-office
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Communiquer avec les équipes en amont, pour créer des espaces qui répondent aux besoins des collaborateurs
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Installer des zones créant différentes ambiances de travail. Elles peuvent être désignées de multiples façons mais correspondent dans chaque entreprise aux mêmes besoins : des postes de travail individuel, des salles pour les appels téléphoniques, pour les réunions, des espaces de convivialité… Installer des casiers individuels pour que les collaborateurs puissent ranger leurs effets personnels est aussi important
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Adapter le style de management. Le flex-office ne permet pas de surveiller les allées et venues des collaborateurs ni leurs horaires de travail. Le management doit compter sur leur capacité à concilier temps de travail effectif, temps de réflexion et temps de convivialité entre collègues. Il est d'ailleurs important que le management encourage le lien social et incite les collaborateurs à apprendre à connaître un plus grand nombre de collègues, afin de rendre plus agréables les changements fréquents de postes et les interactions dans les espaces partagés
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Adapter l'équipement informatique et digital. Le passage au flex-office implique que l'entreprise dispose d'un système de stockage immatériel des fichiers, auquel les collaborateurs peuvent accéder depuis n'importe quel appareil. Dans le même but de fluidité, il est nécessaire que chaque collaborateur possède un ordinateur portable et un smartphone professionnels. Un système de réservation des salles et postes de travail peut aussi être mis en place, via une application par exemple.
Pour le 4ème point, il nous faudra certainement insister pour que notre hiérarchie en suive les préceptes.
Maintenant lisez le questionnaire adressé aux agent·es du SDIF, conservez-le et commencez à y réfléchir un jour prochain vous devrez également y répondre !
